Níveis de informação da tomada de decisões

Dentro da empresa a principal função do gestor é tomar decisões, que buscam um melhor desempenho para a produção e também para resolver problemas de todos os tipos. Uma boa tomada de decisão é essencial para uma boa administração. Porque isso ira determinar como a organização resolve todas as questões e realiza seus objetivos.
A tomada de decisão identifica os problemas e oportunidades e depois busca uma solução para ambos em um processo. O processo de decisão é o que da base para o planejamento estratégico. Essas decisões podem ser programadas ou não programadas.
A decisão programada é aquela que é feita com freqüência em resposta a uma situação. Já a decisão não programada é aquela tomada em resposta a uma situação que seja singular e que não é bem definida.
As características que diferenciam a decisão programada da não programada são os graus de certeza, incerteza, risco e ambiguidade. Cada situação de decisão é organizada em uma escala de acordo com a disponibilidade de informações e a possibilidade de fracasso.
O grau de certeza indica que todas as informações estão totalmente disponíveis. É como se a empresa tivesse certeza, através das informações disponíveis, que um de seus investimentos irá ter retorno.
O grau de incerteza traz informações incompletas, mesmo conhecendo as metas, a empresa não tem informações suficientes para serem precisos e para estimarem seus riscos. Isso determina uma abordagem criativa para as alternativas e uso de julgamento pessoal. É o que acontece quando uma nova propaganda é lançada, porque não se tem o conhecimento do feedback do público alvo.
O risco envolve a possível mudança ou incerteza no resultado das alternativas adquiridas para alcançar a meta final. O nível de risco está relacionado também com o grau de incerteza, e nesse caso o exemplo anterior também pode ser utilizado, já que a publicação da propaganda pode trazer riscos à empresa.
A ambiguidade é a forma de decisão mais difícil que pode ser tomada pela empresa, o que significa falta de clareza e dificuldade na definição das alternativas e também a não disponibilidade de resultados para atingir a meta final. Esse tipo de problema acontece com produtos que sofrem mudanças constantes, como no caso de pneus de carro, o que torna difícil obter resultados constantes e clareza nas alternativas.
Apesar de todas essas escalas de possibilidades de decisões, os gerentes geralmente encontram incertezas e riscos no seu dia a dia, e são obrigados a desenvolver soluções que possam atingir os objetivos da sua empresa.

Discutindo a ética no novo ambiente de trabalho

Recentemente, as preocupações com o meio ambiente e com o bem estar das pessoas nele, geraram maiores discussões em torno do assunto, muitas empresas hoje perceberam a importância e relevância de ser uma organização ética e socialmente responsável. Mas, juntamente com isso, surgiram as preocupações com o desempenho financeiro, já que programas de ética demandam uma grande quantia de dinheiro.
Gerentes de grandes empresas se preocupam em praticar a boa cidadania, sem prejudicar a organização financeiramente. Foram feitos estudos que, no geral, revelaram um pequeno relacionamento positivo entre os dois fatores, e que empresas responsáveis possuem um desempenho tão bom quanto, ou melhor, que aquelas não responsáveis. Além disso, os clientes valorizam uma organização ética, assim, no curto prazo pode não haver grandes benefícios, mas em longo prazo, gera confiança, beneficiando a empresa.
Com a inovação e a tecnologia, a internet passou a representar uma boa oportunidade para novas empresas ou para novos negócios dentro de uma empresa já existente. Esse recurso, às vezes, faz com que a ética empresarial seja deixada de lado já que os gerentes e funcionários buscam o máximo de negócios em menor tempo, o que é propiciado pela internet. No entanto, há aqueles que perceberam que a integridade dá resultados.
Além da internet, o local de trabalho recebeu novas opções como a telecomutação, trabalho virtual e horas flexíveis, o que possibilitaria aos funcionários das organizações o abuso dessa flexibilidade, mas a confiança mútua é essencial. As novas tecnologias de informação proporcionam o monitoramento dos empregados, em algumas empresas os gerentes deixam os funcionários saberem que estão sendo vigiados. Esse monitoramento gera discussões já que, ao mesmo tempo em que a vigília pode ser considerada ética, pois tem o objetivo de controlar o rendimento da empresa por meio do desempenho dos empregados, pode ser também considerada invasão de privacidade além de enfraquecer a confiança e compromisso do funcionário.
Há também a questão da preocupação da privacidade dos clientes na internet, diversas informações pessoais são armazenadas na rede, estas são muito importantes para a organização, mas críticos também argumentam ser violação dos diretos à privacidade dos indivíduos. Para solucionar o problema, empresas desenvolvem meios de proteger a privacidade do cliente na internet.
No novo local de trabalho, essas são questões de ética a serem discutidas, principalmente por causa da globalização nos negócios. Pode-se perceber que o ético para certas empresas nem sempre se reflete em todas as outras. Mas, uma organização ética possui maiores chances de construir uma relação de confiança e compromisso com seus clientes, assim o desempenho financeiro não seria prejudicado, já que seriam clientes e funcionários satisfeitos, em uma empresa ética.

O papel estratégico da administração de RH

A abordagem estratégica para a administração de recursos humanos, reconhece 3 fatores principais. Primeiro todos os gerentes são gerentes de recursos humanos. É esperado que cada gerente preste atenção ao desenvolvimento e à satisfação do funcionário. Segundo, funcionários são considerados, pois eles dão à empresa a força de trabalho que traz uma vantagem competitiva. Terceiro, a administração de recursos humanos deve integrar a estratégia e as metas organizacionais de forma correta para administrar os recursos humanos da empresa.

Qualquer estratégia organizacional que uma empresa possua como melhorar a qualidade, o atendimento ao cliente, aumentar a produtividade, requer que a empresa possua funcionários e habilidades, portanto é necessário sempre se preocupar com a satisfação do funcionário, pois essa influencia significamente no desempenho deste.

Existem atividades no departamento de recursos humanos que são para atrair uma força de trabalho eficaz para a empresa, desenvolver essa força ao máximo de seu potencial, e mantê-la o máximo possível. O gestor é responsável por esse departamento e ma hora de contratar um funcionário ele deve, planejar, ou seja, estabelecer o perfil que ele procura e que será ideal para a empresa no momento, depois recrutar os candidatos, em seguida deve selecioná-los e finalmente o socializar, o integrar na empresa, apresentar ao novato a cultura organizacional que esta empresa adota.

Organizando a estrutura empresarial: organograma, especialização e delegação

A organização de uma empresa é de suma importância para que as tarefas sejam bem atribuídas aos funcionários, para que as relações hierárquicas sejam determinadas e para que haver uma coordenação eficaz das ações.

O organograma da organização é a representação visual de sua estrutura. Nele observam-se as relações hierárquicas de modo que quanto mais superior a posição no esquema, maior é a autoridade do trabalhador. No organograma constam os nomes dos funcionários, seus cargos e o departamento ao qual pertencem. Realizar a análise do organograma da empresa na qual você deseja trabalhar pode ser uma boa ação e lhe ajudar em suas decisões durante a busca de um emprego.

Empresas divididas em departamentos os quais são compostos por pessoas com habilidades semelhantes são caracterizadas pela especialização do trabalho. Ou seja, as tarefas organizacionais são divididas em trabalhos separados realizados por funcionários específicos.

O trabalho especializado é realizado mais eficientemente, pois há o foco em determinada área. Contudo, o excesso de especialização causa o isolamento dos funcionários em seus respectivos departamentos e torna seu trabalho entediante. Podemos concluir que a especialização pode ser ótima para o desenvolvimento organizacional e péssima para a satisfação dos funcionários em seu trabalho.

Outro aspecto que pode ser analisado nas estruturas das empresas é a concentração do poder de decisão nas mãos de poucos representantes, pertencentes aos níveis mais altos da cadeia hierárquica representada no organograma. Visando transferir autoridade e responsabilidade para posições mais baixas da cadeia, os gerentes usam a delegação.

Quanto maior a delegação, ou seja, quanto mais “para baixo” a autoridade é transferida, maior a flexibilidade para satisfazer necessidades dos clientes e maior a facilidade de adaptação ao ambiente de trabalho. O uso da delegação pode ser um aspecto positivo na análise de uma empresa durante a busca de um emprego!

Modelos de Tomada de Decisões

O modelo de decisão que será escolhido depende da opinião do gerente.
Existem três modelos de tomada de decisão, são eles o Modelo Clássico, o Modelo Administrativo e o Modelo Político.
O Modelo Clássico é composto principalmente de decisões lógicas que deverão trazer o melhor retorno à empresa.
Primeiramente o problema é definido, em seguida são agrupadas as informações e calculadas as alternativas. Depois o tomador de decisões define qual alternativa que trará um melhor retorno. Por ultimo o tomador de decisão ordena suas preferências, com a finalidade de um melhor retorno, usando a lógica e a racionalidade.
Aumentaram o numero de decisões tomadas pelo Modelo Clássico, devido ao uso de sistemas de informação computadorizados e o uso de banco de dados.
Pelo motivo das probabilidades poderem ser calculadas, este modelo tem mais valor quando aplicado a decisões programadas e às decisões de certeza e de risco.
É o tipo de modelo que um tomador de decisões deveria tomar, sendo por isso considerado um modelo normativo.
O Modelo Administrativo mostra como os gerentes tomam as decisões não programadas, com incertezas e ambigüidades.
Nesse modelo é escolhida a primeira alternativa satisfatória aos critérios mínimos de decisão, e a racionalidade é limitada.
Para as decisões mais complexas e não programadas é mais realista que o Modelo Clássico.
Nesse modelo os procedimentos racionais nem sempre são usados, e a busca de alternativas é limitada, e a solução satisfatória é escolhida ao invés de uma solução que maximize os ganhos, e é usado muito a intuição, baseada em experiências passadas e práticas.
Nesse modelo é descrito como os gerentes tomam as decisões e não como deveriam tomar, sendo assim denominado um modelo descritivo.
Por último, o Modelo Político também é bom para decisões não programadas, quando as condições são incertas, a informação é limitada e não há acordo entre os gerentes.
Os gerentes trocam opiniões em alianças informais para juntar informações e reduzir ambigüidades. O resultado das discussões são as decisões.

Foco do Controle Organizacional

O controle de uma organização tem como objetivo, monitoramento do desempenho, a partir da análise de um padrão. Esse controle é feito por três partes, uma parte antes, uma parte durante e uma parte depois da execução do processo.

Primeiro deve ser executado o Controle por Adiantamento de Informações, que também é chamado de Controle Preventivo, que é o controle antes da execução do processo. Ele é focado nos recursos humanos, materiais e financeiros que fluem para dentro da organização, com o objetivo de garantir boa qualidade no que entra na empresa para que suas tarefas futuramente não apresentem problemas. Um bom exemplo deste controle, é a contratação de novos funcionários por parte de uma organização. A empresa tenta melhorar a probabilidade de que os funcionários que lá estão disputando por uma vaga, seja qualificado, para ser um funcionário da organização, e atinja as metas, que dele são esperadas, definidas pela empresa.

Uma vez feito o Controle por Adiantamento de Informações, o processo já entra em vigor e outro tipo de controle é acionado, o qual chamamos de Controle Simultâneo. Este controle é feito durante a execução do processo, e é nele que é avaliado, monitorado as atividades contínuas para certificar-se que elas são consistentes com o padrão fornecido pela organização. Um meio mais fácil de entender é tomar como base uma empresa de caminhões, que por meio de computadores, rastreiam seus caminhões para ter certeza de que estão executando eficientemente suas entregas e monitorar suas posições no momento de suas viagens.

Após a execução de todo o processo, é feito o Controle por Feedback, que também é chamado de Controle de Saída, pois é o controle que foca nas saídas da organização, que significa a qualidade de um produto final ou de um serviço. Para melhor entendimento deste, podemos dar como exemplo uma empresa de eletrodomésticos, que após a produção de seus produtos, faz uma intensa inspeção final destes, para certificar-se que o produto está da qualidade estabelecida pela empresa.

Etapas de Decisão

Existem seis tipos de tomadas de decisões eficazes que geralmente são utilizadas por gestores. A primeira delas é o Reconhecimento da Necessidade de Decisão. É necessário que o gerente esteja ciente do problema ou da oportunidade, examinado tudo ao seu redor para determinar se a organização está indo no caminho certo para atingir suas metas. É possível obter essas informações a partir de relatórios financeiros da empresa, relatórios de desempenho, ou ainda mais informalmente, que é através de conversas com outros gerentes para agruparem maiores informações.

Após o reconhecimento vem a segunda etapa, que é o Diagnóstico e Análise da Causas. Essa etapa é de extrema importância é muitos gerentes acabam por esquecê-la e vão direto desenvolvendo alternativas, sem antes se aprofundar na causa do problema. É a partir dela que os gerentes analisam os principais fatores da causa do problema, podendo fazer uma série de perguntas para especificar essas causas fundamentais.

Feito o diagnóstico e análise das causas, e através desses especificando o que realmente aconteceu e porquê, é começada a terceira etapa, chamada de Desenvolvimento de Alternativas. Essa etapa tem como objetivo gerar soluções para os problemas encontrados e assim corrigir as principais causas do mesmo. Muitas vezes as alternativas estão em fácil alcance, isso quando é uma decisão programa. Porém muitas vezes a decisão requer muita responsabilidade, uma vez que tratada de uma decisão não programada. A principal mete de desenvolver essas alternativas, é diminuir o espaço entre o desempenho atual da empresa para o desempenho que ela realmente deseja.

Como consequência, obviamente é escolhida uma das alternativas desenvolvidas, que é a quarta parte dessa etapa de decisão, nomeada de Seleção de Alternativas. Esta vem por racionalidade ser escolhida pela alternativa mais adequada aos valores e metas da organização, de preferência usando poucos recursos para isso. Essa etapa tem muito risco e incerteza, por isso o gerente tenta selecionar a alternativa que lhe parece menos perigosa, ou seja, com menos risco e incerteza. É nessa etapa que o gerente se mostra disposto a enfrentar grandes decisões, pois é nela que há propensão de risco, que é o nível de risco que o gerente está disposto a aceitar com a oportunidade de obter um retorno financeiro aumentado.

Após selecionada a alternativa, deve-se implementá-le, chegando a quinta parte do processo, Implementação da Alternativa Escolhida. Na minha opinião, é a etapa mais importante, uma vez que o processo sai da parte teórica para finalmente ser acionado. O gerente nessa ocasião tem que mostrar todas as suas habilidades gerencias, administrativas e persuasivas, para que assim torne a alternativa escolhida um sucesso. Esta é uma fase q muitas vezes requerer discussões com as pessoas afetadas pela decisão, e então mais uma vez o gerente tem que se mostrar apto para usar suas habilidades de comunicação, motivação e liderança, para que a alternativa seja realizada. Uma vez que o gerente não possui essas habilidades, a alternativa não deverá ser escolhida, pois é provável que não venha a beneficiar a organização.

Finalmente chegamos a última etapa, que é a Avaliação por Feedback. Esta mostra, após de informações reunidas, o quão bem sucedida foi a escolha implementada. O feedback também é de suma importância para organização, tendo em vista que o processo de tomada de decisão, é um processo contínuo, não acabando apenas no momento em que um executivo diz sim ou não para a alternativa. Através dele, é capaz de originar um novo ciclo de decisão, ou até mesmo para uma nova análise do mesmo problema, se houver uma falha na primeira decisão.