Organizando a estrutura empresarial: organograma, especialização e delegação

A organização de uma empresa é de suma importância para que as tarefas sejam bem atribuídas aos funcionários, para que as relações hierárquicas sejam determinadas e para que haver uma coordenação eficaz das ações.

O organograma da organização é a representação visual de sua estrutura. Nele observam-se as relações hierárquicas de modo que quanto mais superior a posição no esquema, maior é a autoridade do trabalhador. No organograma constam os nomes dos funcionários, seus cargos e o departamento ao qual pertencem. Realizar a análise do organograma da empresa na qual você deseja trabalhar pode ser uma boa ação e lhe ajudar em suas decisões durante a busca de um emprego.

Empresas divididas em departamentos os quais são compostos por pessoas com habilidades semelhantes são caracterizadas pela especialização do trabalho. Ou seja, as tarefas organizacionais são divididas em trabalhos separados realizados por funcionários específicos.

O trabalho especializado é realizado mais eficientemente, pois há o foco em determinada área. Contudo, o excesso de especialização causa o isolamento dos funcionários em seus respectivos departamentos e torna seu trabalho entediante. Podemos concluir que a especialização pode ser ótima para o desenvolvimento organizacional e péssima para a satisfação dos funcionários em seu trabalho.

Outro aspecto que pode ser analisado nas estruturas das empresas é a concentração do poder de decisão nas mãos de poucos representantes, pertencentes aos níveis mais altos da cadeia hierárquica representada no organograma. Visando transferir autoridade e responsabilidade para posições mais baixas da cadeia, os gerentes usam a delegação.

Quanto maior a delegação, ou seja, quanto mais “para baixo” a autoridade é transferida, maior a flexibilidade para satisfazer necessidades dos clientes e maior a facilidade de adaptação ao ambiente de trabalho. O uso da delegação pode ser um aspecto positivo na análise de uma empresa durante a busca de um emprego!

Modelos de Tomada de Decisões

O modelo de decisão que será escolhido depende da opinião do gerente.
Existem três modelos de tomada de decisão, são eles o Modelo Clássico, o Modelo Administrativo e o Modelo Político.
O Modelo Clássico é composto principalmente de decisões lógicas que deverão trazer o melhor retorno à empresa.
Primeiramente o problema é definido, em seguida são agrupadas as informações e calculadas as alternativas. Depois o tomador de decisões define qual alternativa que trará um melhor retorno. Por ultimo o tomador de decisão ordena suas preferências, com a finalidade de um melhor retorno, usando a lógica e a racionalidade.
Aumentaram o numero de decisões tomadas pelo Modelo Clássico, devido ao uso de sistemas de informação computadorizados e o uso de banco de dados.
Pelo motivo das probabilidades poderem ser calculadas, este modelo tem mais valor quando aplicado a decisões programadas e às decisões de certeza e de risco.
É o tipo de modelo que um tomador de decisões deveria tomar, sendo por isso considerado um modelo normativo.
O Modelo Administrativo mostra como os gerentes tomam as decisões não programadas, com incertezas e ambigüidades.
Nesse modelo é escolhida a primeira alternativa satisfatória aos critérios mínimos de decisão, e a racionalidade é limitada.
Para as decisões mais complexas e não programadas é mais realista que o Modelo Clássico.
Nesse modelo os procedimentos racionais nem sempre são usados, e a busca de alternativas é limitada, e a solução satisfatória é escolhida ao invés de uma solução que maximize os ganhos, e é usado muito a intuição, baseada em experiências passadas e práticas.
Nesse modelo é descrito como os gerentes tomam as decisões e não como deveriam tomar, sendo assim denominado um modelo descritivo.
Por último, o Modelo Político também é bom para decisões não programadas, quando as condições são incertas, a informação é limitada e não há acordo entre os gerentes.
Os gerentes trocam opiniões em alianças informais para juntar informações e reduzir ambigüidades. O resultado das discussões são as decisões.

Foco do Controle Organizacional

O controle de uma organização tem como objetivo, monitoramento do desempenho, a partir da análise de um padrão. Esse controle é feito por três partes, uma parte antes, uma parte durante e uma parte depois da execução do processo.

Primeiro deve ser executado o Controle por Adiantamento de Informações, que também é chamado de Controle Preventivo, que é o controle antes da execução do processo. Ele é focado nos recursos humanos, materiais e financeiros que fluem para dentro da organização, com o objetivo de garantir boa qualidade no que entra na empresa para que suas tarefas futuramente não apresentem problemas. Um bom exemplo deste controle, é a contratação de novos funcionários por parte de uma organização. A empresa tenta melhorar a probabilidade de que os funcionários que lá estão disputando por uma vaga, seja qualificado, para ser um funcionário da organização, e atinja as metas, que dele são esperadas, definidas pela empresa.

Uma vez feito o Controle por Adiantamento de Informações, o processo já entra em vigor e outro tipo de controle é acionado, o qual chamamos de Controle Simultâneo. Este controle é feito durante a execução do processo, e é nele que é avaliado, monitorado as atividades contínuas para certificar-se que elas são consistentes com o padrão fornecido pela organização. Um meio mais fácil de entender é tomar como base uma empresa de caminhões, que por meio de computadores, rastreiam seus caminhões para ter certeza de que estão executando eficientemente suas entregas e monitorar suas posições no momento de suas viagens.

Após a execução de todo o processo, é feito o Controle por Feedback, que também é chamado de Controle de Saída, pois é o controle que foca nas saídas da organização, que significa a qualidade de um produto final ou de um serviço. Para melhor entendimento deste, podemos dar como exemplo uma empresa de eletrodomésticos, que após a produção de seus produtos, faz uma intensa inspeção final destes, para certificar-se que o produto está da qualidade estabelecida pela empresa.

Etapas de Decisão

Existem seis tipos de tomadas de decisões eficazes que geralmente são utilizadas por gestores. A primeira delas é o Reconhecimento da Necessidade de Decisão. É necessário que o gerente esteja ciente do problema ou da oportunidade, examinado tudo ao seu redor para determinar se a organização está indo no caminho certo para atingir suas metas. É possível obter essas informações a partir de relatórios financeiros da empresa, relatórios de desempenho, ou ainda mais informalmente, que é através de conversas com outros gerentes para agruparem maiores informações.

Após o reconhecimento vem a segunda etapa, que é o Diagnóstico e Análise da Causas. Essa etapa é de extrema importância é muitos gerentes acabam por esquecê-la e vão direto desenvolvendo alternativas, sem antes se aprofundar na causa do problema. É a partir dela que os gerentes analisam os principais fatores da causa do problema, podendo fazer uma série de perguntas para especificar essas causas fundamentais.

Feito o diagnóstico e análise das causas, e através desses especificando o que realmente aconteceu e porquê, é começada a terceira etapa, chamada de Desenvolvimento de Alternativas. Essa etapa tem como objetivo gerar soluções para os problemas encontrados e assim corrigir as principais causas do mesmo. Muitas vezes as alternativas estão em fácil alcance, isso quando é uma decisão programa. Porém muitas vezes a decisão requer muita responsabilidade, uma vez que tratada de uma decisão não programada. A principal mete de desenvolver essas alternativas, é diminuir o espaço entre o desempenho atual da empresa para o desempenho que ela realmente deseja.

Como consequência, obviamente é escolhida uma das alternativas desenvolvidas, que é a quarta parte dessa etapa de decisão, nomeada de Seleção de Alternativas. Esta vem por racionalidade ser escolhida pela alternativa mais adequada aos valores e metas da organização, de preferência usando poucos recursos para isso. Essa etapa tem muito risco e incerteza, por isso o gerente tenta selecionar a alternativa que lhe parece menos perigosa, ou seja, com menos risco e incerteza. É nessa etapa que o gerente se mostra disposto a enfrentar grandes decisões, pois é nela que há propensão de risco, que é o nível de risco que o gerente está disposto a aceitar com a oportunidade de obter um retorno financeiro aumentado.

Após selecionada a alternativa, deve-se implementá-le, chegando a quinta parte do processo, Implementação da Alternativa Escolhida. Na minha opinião, é a etapa mais importante, uma vez que o processo sai da parte teórica para finalmente ser acionado. O gerente nessa ocasião tem que mostrar todas as suas habilidades gerencias, administrativas e persuasivas, para que assim torne a alternativa escolhida um sucesso. Esta é uma fase q muitas vezes requerer discussões com as pessoas afetadas pela decisão, e então mais uma vez o gerente tem que se mostrar apto para usar suas habilidades de comunicação, motivação e liderança, para que a alternativa seja realizada. Uma vez que o gerente não possui essas habilidades, a alternativa não deverá ser escolhida, pois é provável que não venha a beneficiar a organização.

Finalmente chegamos a última etapa, que é a Avaliação por Feedback. Esta mostra, após de informações reunidas, o quão bem sucedida foi a escolha implementada. O feedback também é de suma importância para organização, tendo em vista que o processo de tomada de decisão, é um processo contínuo, não acabando apenas no momento em que um executivo diz sim ou não para a alternativa. Através dele, é capaz de originar um novo ciclo de decisão, ou até mesmo para uma nova análise do mesmo problema, se houver uma falha na primeira decisão.

Quanto mais, melhor!

Muitas pessoas sonham e se preparam arduamente para assumirem altos cargos corporativos, contudo, muitas dessas pessoas não sabem que a rotina de um gerente é altamente árdua. Além de precisarem ter habilidades conceituais, técnicas e humanas esses gerentes também precisam ser muito versáteis. O dia-a-dia de um gerente é caracterizado pela brevidade, objetividade e variedade.Os gerentes que possuem grandes habilidades conceituais, técnicas e humanas não serão tão eficientes em sua função se não forem extremamente versáteis. Uma vez que a rotina de um gerente é marcada pela brevidade e pela variedade, a versatilidade se torna uma característica tão importante quanto às habilidades básicas de um administrador. Por exemplo, um gerente pode ter uma grande habilidade conceitual, porém, ela não será devidamente aproveitada caso este não consiga motivar seu grupo em prol da melhoria da empresa. Isso se dá pois um administrador gasta muita parte de seu tempo se relacionando com outras pessoas, seja de dentro ou de fora da empresa.Esta situação hipotética foi apenas um exemplo de mais um papel, entre vários outros, que um empreendedor necessita possuir para ser um profissional de excelência. Além de ter domínio sobre as três habilidades básicas de um administrador, a pessoa que deseja ser competente como gerente deve dar conta de mais dez papéis básicos para um administrador. Podemos dizer que esses papéis estão divididos em três categorias: os papéis de categoria informacional, os de categoria interpessoal e os de categoria decisória.Os papéis de categoria informacional têm como função desenvolver uma rede de comunicação eficiente entre as pessoas de dentro e de fora da empresa. Para isso, o gerente deve buscar informações atuais sobre seus stakeholders e comunicá-las para os funcionários de sua empresa, para que assim todos tenham conhecimento sobre a situação da empresa e de seu ambiente externo. Porém, muitas empresas falham na comunicação interna. Um exemplo disso são as diretorias de empresas que tomam decisões estratégicas e não as comunicam para o resto dos funcionários, causando muitas vezes um grande descontentamento por parte dos funcionários desavisados.Os papéis interpessoais, por sua vez, estão diretamente ligados com as habilidades humanas esperadas de um gerente. O gerente representa a imagem formal de sua empresa em cerimônias corporativas, e, portanto, seu comportamento estará diretamente ligado à imagem da empresa. Além disso, um bom gerente deve saber liderar e motivar sua equipe. Empresas em que o gerente não exerce os papéis interpessoais geralmente possuem funcionários insatisfeitos com seu cargo, pois na maioria das vezes o ambiente de trabalho se torna um lugar desagradável.Por último, temos os papéis decisórios. Esses papéis são essenciais na hora em que o gerente precisa tomar alguma atitude estratégica. Esses papéis envolvem tanto habilidades conceituais quanto habilidades humanas. Por exemplo, um gerente deve se preparar o melhor possível para criar algum produto novo para o mercado sem deixar de lado os conflitos internos da empresa. Além dessas preocupações o gerente também deve dar atenção para a forma como ele aloca seus recursos na empresa e como ele irá conduzir inúmeras reuniões com os mais diversos stakeholders.Em suma, um gerente atual necessita de muita versatilidade para dar conta de todas as suas responsabilidades. Levando em conta que todos os dias acontecem as mais diversas ocorrências e problemas dentro de empresa, e que é o gerente que deve resolvê-los, um gerente bem sucedido necessita dessa versatilidade para lidar toda essa variedade de situações. Por sem extremamente implacável, quanto mais habilidades e versatilidade um administrador tiver, melhor será a realização da atividade administrativa.

Empreendedores: Os heróis das empresas. (Capítulo 6)

Constantemente ouvimos falar sobre os tais "empreendedores" no nosso dia-a-dia. Afinal, quem são eles? Qual a importância dos empreendedores? Por quê ouvimos tanto sobre tais personalidades?

Muitas pessoas não sabem diferenciar um empreendedor de um comum gerente organizacional. Empreendedores são aqueles que possuem características que os fazem estar em uma posição de destaque. São aqueles que, por serem o que são, chegam mais longe, voam mais alto e são positivamente reconhecidos. Se algum dia você ouvir falar sobre aquele indivíduo que era sempre contratado para reerguer negócios falidos, ou aquele que sempre tinha novas idéias, trabalhava arduamente para realizá-las e sempre atingia o sucesso, pode ter certeza, eles são verdadeiros empreendedores!

Foram destacadas diversas características associadas com a personalidade dos empreendedores. O lócus de controle interno foi uma característica considerada relevante pois indivíduos que a possuem acreditam que o futuro deles está sob seu controle e que as forças externas tem pouca interferência. Empreendedores precisam sentir esse poder para ter a coragem de realizar suas novas idéias, mas é claro, nunca devem esquecer que não são os "donos do mundo".

Ter um alto nível de energia também é importante para empreender. Empreendedores persistem e trabalham arduamente na realização de suas novas idéias. A abertura de uma nova empresa, por exemplo, exige bastante esforço. A preguiça deve passar longe dos empreendedores!

Já a necessidade de realizar é uma qualidade humana pela qual as pessoas são motivadas para terem um desempenho excelente e escolherem situações nas quais o sucesso é provável. Pessoas que tem alta necessidade de realizar costumam estabelecer suas próprias metas e não contemtam-se com tarefas pouco desafiadoras. Então esses indivíduos buscam tarefas com nível intermediário de dificuldade por apresentarem desafios e por estes não serem impossíveis de se realizar, assim o sucesso pode ser alcançado. Certamente, essas pessoas são aquelas que sentem-se felizes ao realizarem suas tarefas e são altamente satisfeitas com a escolha de sua carreira.

Auto-confiança é outro traço importantíssimo da personalidade de um empreendedor. Inovações nunca são muito previsíveis, o empreendedor deve confiar em si mesmo e no potencial de sucesso das suas novas idéias, senão, elas acabam nem sendo realizadas. O dia-a-dia da empresa é cheio de tomadas de decisão, e, sem auto-confiança, nenhuma decisão é tomada. Afinal, se o empreendedor não confiar em si mesmo, quem confiará nele?

O senso de urgência também é uma característica comum aos empreendedores. A impaciência e a necessidade de ver as coisas progredindo como se não houvesse amanhã são constantemente observadas em tarefas geridas por empreendedores. Essa característica, com certeza, faz parte do sucesso atingido no final das realizações, porém, pode ser algo complicado para aqueles que trabalham ao lado de empreendedores. Se empreendedores são impacientes, seus colegas de trabalho são, com certeza, muito pacientes.

A última característica destacada é a tolerância para a ambiguidade. Empreendedores não devem se incomodar com desordem ou incertezas pois as decisões na abertura de novos negócios são tomadas com alto nível de incerteza já que não há entendimento claro sobre tudo que pode ocorrer. Todos gotam de clareza e certeza mas empreendedores devem aprender a conviver no escuro das incertezas.

Concluímos então que empreendedores são figuras importantíssimas em empresas e que personalidades fortes podem ser o diferencial. É claro que os empreendedores não são todos iguais. As características citadas acima são apenas traços gerais da personalidade de tais indivíduos. Segue um link para você descobrir se tem perfil de empreendedor http://sitededicas.uol.com.br/teste_empresario.htm.

O ambiente sociocultural

A cultura de uma nação inclui o conhecimento, as crenças, valores, comportamentos e o modo de pensar compartilhados entre os membros de uma sociedade. Todo emprendedor que pretende administrar fora do seu país de origem deve saber que é uma tarefa desafiadora. E que é preciso conhecer a cultura do seu consumidor, ser sensível a ela, conseguir adaptar o seu modo administrativo ao da cultura, em relação aos consumidores, aos funcionários da empresa, do modo de atendimento ao cliente, de como liderar, de como tomar decisões, motivação, controle entre todas otras ações que um administrador realiza.

É Natural que as pessoas sejam um pouco etnocentricas, ou seja, tenham tendência em achar que a sua cultura é superior e mais importante, e porisso desvaloriza as otras. Mas quando o objetivo é competir com as empresas "nativas" de outro país é necessário que você entenda e viva a cultura deste país para evitar de cometer erros que podem prejudicar muito a imagem de sua empresa.

Alguns países como os EUA são mais individualistas e outros como o Japão mais coletivista. Portanto no Japão não adianta tentar motivar os funcionários com um bônus financeiro pelo melhor desempenho de um único funcionário, isso seria em vão. O certo seria um recompensa em grupo se todos atingissem uma meta, ao contrario de como se motivaria as pessoas nos EUA.

Além dessas características culturais que influenciam as impresas internacionais, existem outras mais fáceis de enxergar, porém de importância indiferente. Como religião, língua, atitudes, hábitos, crenças...Imagine um empresário que deseja abrir uma rede de fast food na Índia, se ele não sabe nada sobre a cultura do país fechara em uma semana pois lá vaca é sagrada, jamais se mata uma muito menos se come a carne.

Portanto se concluí que não há posibilidade de sucesso para um emprendedor operar em outro país se não tiver conhecimento profundo sobre a cultura do país em que irá atuar. Você precisa conhecer o consumidor não importa aonde for. Ele que decidi as próprias compras, portanto não há sentido em comprar algo que ele não esteja familiarizado nem que não tenha relação com o que ele sempre acreditou e com a realidade dele.